Virksomheds intro
Mermaid Medical som blev grundlagt af CEO, Lars Vinther i 2017 havde en ide om at tilbyde sundhedsprofessionelle bedre løsninger til at forbedre patientbehandlinger på. Så han samlede et hold i de nordiske lande og grundlagde Mermaid Medical. I dag har 36 ansatte spredt på flere afdelinger globalt, hvor de producere medicinalt udstyr til hele verden.
Medical Mermaids medarbejdere er derfor, spredt ud over forskellige lokationer i Danmark og resten af verden. Med spredt medarbejdere kan det være udfordrende for virksomheden at skabe et socialt fællesskab og sikre at alle er opdateret med relevant information.
Derfor skulle deres gøres noget ved sammenholdet og inklusionen, der var derfor brug for en løsning, der kunne samle alle medarbejdere og fremme følelsen af at være en del af Mermaid Medical, uanset hvor i verden man arbejder fra.
Vi mødte Pernille Stoltze, Global HR-business partner hos Mermaid Medical, til en snak om hvordan de optimerer vidensdeling og sammenholdet, når medarbejderne arbejder spredt i hele verden.
”Mine kolleger er spredt, både her i Danmark og i resten af verden og det betød jeg ofte fik spørgsmålet om hvad der foregår der i de andre afdelinger”
Pernille gik på jagt efter en løsning til formålet og på HR Messen i Øksnehallen, faldt hun i snak med Henrik Jensen (CEO for Ekko app) og Jens Hartfeldt (Lead udvikler). En masse spørgsmål blev stillet og det var tydeligt for Pernille at Ekko app ikke kun eksisterede for at drive en forretning, men de rent faktisk havde et ønske om at hjælpe virksomheder med alle deres små og store problemer, der kan opstå når medarbejderne arbejder på distance.
”Jeg kunne mærke, at Henriks motivation lå i at gøre det bedste for kunderne, lige meget hvem de er”
En demo af app’en blev derfor hurtigt downloaded midt i Øksnehallen og Pernille blev imponeret af appens funktionalitet, muligheder og brugervenlighed.
”Med mine 16 års erfaring inden for HR har jeg stået over for mange lignende udfordringer og løsninger, men uanset hvilket som helst spørgsmål jeg stillede, havde Henrik og Jens svaret klar.”
Med svar på alle hendes spørgsmål og en demo på mobilen var Pernille klar til at tage Ekko app med videre til Mermaid Medicals ledelse, som en løsning på de interne udfordringer.
Vidensdeling uden hovedpine
Med mange mapper opstår der udfordringer med at holde styr på alle dokumenter som medarbejderne skal have i hånden. Det gjorde det svært for Mermaid Medical at nå ud til alle afdelinger.
Hvor finder jeg personalehåndbogen?
Medarbejderne oplevede ofte et dødt link eller forældet politik som kunne forårsage forvirring. Derfor blev tiden ofte spildt på at lokalisere den rigtige information for medarbejderne og for administrationen blev der brugt meget tid på at forklare hvor de kunne finde forskellige informationer når en medarbejder havde udfordringer.
Det var ofte en udfordring at finde dokumenter i de utallige drev der lå. Det var især besværligt for Mermaid Medical at få lagt den opdaterede personalehåndbog ind i det korrekte drev.
"Hvor ligger dokumentet? Er det på M-drevet? Har du flyttet den til K-drevet?" Det var et konstant spørgsmål, og svarene var ikke altid klare.”
Der kan være mange udfordringer forbundet med dokumentstyring, når den interne kommunikation skal række ud til alle. Adgangsproblemer og tilladelser til at få til lokale eller onlinedrev, skaber ofte frustration og kan forsinke arbejdet.
I Ekko app er alle dokumenter altid de nyeste
I dag har alle medarbejdere nem adgang til dokumenter som brugsanvisninger, personalehåndbog og instrukser i Mermaid Medicals medarbejderapp.
Medarbejderen har altid de nyeste dokumenter ved hånden og det er nemt for Pernille at opdatere f.eks. personalehåndbogen hvis nye kapitler skal tilføjes.
”Før i tiden ville jeg sende nyheder ud på mail og skrive, det her er ændret. Men nu kan jeg bare hurtigt lægge det ind nyhedsmodulet, hvor alle kan se det.”
Det tager få minutter og så er hun sikker på at alle har de samme informationer, lige meget hvor i verden de skal bruge den.
Nyhedsbreve kan blive en tung byrde at vedligeholde
Før sendte Mermaid Medical nyhedsbreve ud på mail, men det var en svær balance mellem en vis frekvens og samtidig en høj kvalitet. Siska Jørgensen Brand and Communications manager hos Mermaid Medical, som var ansvarlig for dette, oplevede tit at hun ikke kunne finde nok indhold til at fylde et helt nyhedsbrev ud. Dette førte ofte til at det var svært at skelne mellem hvad der var vigtig information og hvad der var fyld.
”Hver måned skulle Siska bruge tid på at bede kollegerne om at bidrage til nyhedsbrevet.”
Ofte kan det også virke uinteressant for læseren hvis indholdet af nyhedsbrevet ikke har relevans for den enkelte medarbejder. Så det kan være svært at sikre at alle føler sig godt informeret og indholdet samtidig er relevant for alle i virksomheden. Problemet med nyhedsbreve som kanal er også at de ofte ender i modtagerens spam, hvilket betyder at vigtig information ikke når ud til medarbejderne.
Når alle kan bidrage, bliver indholdet mere spændende
I dag får medarbejderne en blanding af officielle nyheder fra virksomheden og informationer direkte fra medarbejderne og afdelinger. Derfor behøver Siska ikke længere bruger tid og energi på at jagte indhold. I stedet kan hun fokusere på at få de vigtigste informationer ud fra ledelsen og fremhæve særlig gode sociale post fra medarbejderne. Derudover har det også sikret at nyheder, der deles i dag, er fyldt med relevante indhold for medarbejderne.
Sådan dyrkes fællesskabet på tværs af distancen
Ud over en mere effektiv vidensdeling har Mermaid Medical gjort en masse forskellige ting med deres medarbejderapp for at skabe sammenhold og mindske distancen mellem deres globale ansatte.
Blandt andet fik Pernille tilføjet et konkurrencemodul, hvor alle afdelingerne kan være med til forskellige aktiviteter og konkurrere med hinanden internt. Julekalenderen blev også et kæmpe hit med mulighed for at vinde gaver hver dag. De forskellige tiltag bliv også samtaleemner ved frokostbordet, hvor man nu har fået et bedre indblik i hinandens hverdag.
Et af de sjove quizzer som Mermaid Medical fik lavet, var en mermaid quiz, mens en skridtkonkurrence fik den amerikanske afdeling til at bevæge sig mere, da de ofte kører bil.
”Selvom vores ansatte i USA kører meget i bil, så fik vi dem stadig ombord til at deltage i skridttællerkonkurrencen.”
I dag laver Mermaid Medical konkurrencer, hver måned, og det har gjort fællesskabet endnu stærkere med en øget følelse af inddragelse på tværs hvilket har gjort at Mermaid Medicals medarbejdere føler sig mere værdsatte og forbundet i dag end før i tiden.
Alle deler deres historier og den viden de har
Mermaid Medical har et meget aktivt socialt modul med stort engagement fra medarbejderne. Her er det primære sprog engelsk så alle kan være med til at dele deres hverdag på arbejdet og fejre hinandens højtider. Derudover deler medarbejderne også flittigt ny viden fra faglige event og forretningsrejser alle kan have gavn af.
[Billede: 3 eksempler på social]
I dag får socialmodulet alle medarbejderne hos Mermaid Medical til at føle sig mere som et team, da delingerne skaber et tættere fællesskab på tværs af nationaliteter og kulturer.
”I dag føler jeg, at vi er mere end bare kollegaer. Vi er et team, der arbejder mod det samme mål, uanset hvor i verden vi befinder os. ”
Et nyhedsmodul som holder medarbejderne opdateret
Hos Mermaid Medical bliver nyhedsmodulet brugt flittigt til at dele vigtige nyheder, hvor nye samarbejdspartnere præsenteres, vinderen af månedens konkurrence bliver kåret og nyansatte får en varm velkomst.
En virksomhed som er med os i vores udvikling
Ekko app har været en rigtig god samarbejdspartner til at sikre at alle vores ideer blev til en realitet. Når man starter et nyt projekt op som dette, har man jo aldrig lavet en medarbejderapp før. Derfor kan det virke uoverskueligt at komme i gang, men Ekko app har været gode til at vise hvilke moduler, andre virksomheder bruger til at løse de samme problemer som vi havde før i tiden. Derudover så kommer der jo en masse nye ideer på bordet når man først går i gang. Og der har jeg kun oplevet at Ekko app har været med på det hele.
”Hvis jeg siger til Henrik, kan du ikke lave et modul, hvor man også kan ringe til taxaselskabet, så ved jeg han vil sige ”det kan den i morgen” og det er fantastisk! ”
Ovenstående eksempel har Mermaid Medical faktisk fået lavet i deres app. Her har medarbejderne formået af lave en gruppe på appen, som har hjulpet dem med at organisere taxa til og fra deres events. Dette har gjort planlægning endnu lettere, for Mermaid Medical og dermed har de taget appens funktioner et skridt videre ved at bruge modulernes egenskaber til andre formål.
Vi siger mange tak til Pernille for at dele hendes oplevelser om hvordan Mermaid Medical har løst udfordringerne med vidensdeling og sammenholdet iblandt de internationale kolleger.
Virksomheds intro
Mermaid Medical som blev grundlagt af CEO, Lars Vinther i 2017 havde en ide om at tilbyde sundhedsprofessionelle bedre løsninger til at forbedre patientbehandlinger på. Så han samlede et hold i de nordiske lande og grundlagde Mermaid Medical. I dag har 36 ansatte spredt på flere afdelinger globalt, hvor de producere medicinalt udstyr til hele verden.
Medical Mermaids medarbejdere er derfor, spredt ud over forskellige lokationer i Danmark og resten af verden. Med spredt medarbejdere kan det være udfordrende for virksomheden at skabe et socialt fællesskab og sikre at alle er opdateret med relevant information.
Derfor skulle deres gøres noget ved sammenholdet og inklusionen, der var derfor brug for en løsning, der kunne samle alle medarbejdere og fremme følelsen af at være en del af Mermaid Medical, uanset hvor i verden man arbejder fra.
Vi mødte Pernille Stoltze, Global HR-business partner hos Mermaid Medical, til en snak om hvordan de optimerer vidensdeling og sammenholdet, når medarbejderne arbejder spredt i hele verden.
”Mine kolleger er spredt, både her i Danmark og i resten af verden og det betød jeg ofte fik spørgsmålet om hvad der foregår der i de andre afdelinger”
Pernille gik på jagt efter en løsning til formålet og på HR Messen i Øksnehallen, faldt hun i snak med Henrik Jensen (CEO for Ekko app) og Jens Hartfeldt (Lead udvikler). En masse spørgsmål blev stillet og det var tydeligt for Pernille at Ekko app ikke kun eksisterede for at drive en forretning, men de rent faktisk havde et ønske om at hjælpe virksomheder med alle deres små og store problemer, der kan opstå når medarbejderne arbejder på distance.
”Jeg kunne mærke, at Henriks motivation lå i at gøre det bedste for kunderne, lige meget hvem de er”
En demo af app’en blev derfor hurtigt downloaded midt i Øksnehallen og Pernille blev imponeret af appens funktionalitet, muligheder og brugervenlighed.
”Med mine 16 års erfaring inden for HR har jeg stået over for mange lignende udfordringer og løsninger, men uanset hvilket som helst spørgsmål jeg stillede, havde Henrik og Jens svaret klar.”
Med svar på alle hendes spørgsmål og en demo på mobilen var Pernille klar til at tage Ekko app med videre til Mermaid Medicals ledelse, som en løsning på de interne udfordringer.
Vidensdeling uden hovedpine
Med mange mapper opstår der udfordringer med at holde styr på alle dokumenter som medarbejderne skal have i hånden. Det gjorde det svært for Mermaid Medical at nå ud til alle afdelinger.
Hvor finder jeg personalehåndbogen?
Medarbejderne oplevede ofte et dødt link eller forældet politik som kunne forårsage forvirring. Derfor blev tiden ofte spildt på at lokalisere den rigtige information for medarbejderne og for administrationen blev der brugt meget tid på at forklare hvor de kunne finde forskellige informationer når en medarbejder havde udfordringer.
Det var ofte en udfordring at finde dokumenter i de utallige drev der lå. Det var især besværligt for Mermaid Medical at få lagt den opdaterede personalehåndbog ind i det korrekte drev.
"Hvor ligger dokumentet? Er det på M-drevet? Har du flyttet den til K-drevet?" Det var et konstant spørgsmål, og svarene var ikke altid klare.”
Der kan være mange udfordringer forbundet med dokumentstyring, når den interne kommunikation skal række ud til alle. Adgangsproblemer og tilladelser til at få til lokale eller onlinedrev, skaber ofte frustration og kan forsinke arbejdet.
I Ekko app er alle dokumenter altid de nyeste
I dag har alle medarbejdere nem adgang til dokumenter som brugsanvisninger, personalehåndbog og instrukser i Mermaid Medicals medarbejderapp.
Medarbejderen har altid de nyeste dokumenter ved hånden og det er nemt for Pernille at opdatere f.eks. personalehåndbogen hvis nye kapitler skal tilføjes.
”Før i tiden ville jeg sende nyheder ud på mail og skrive, det her er ændret. Men nu kan jeg bare hurtigt lægge det ind nyhedsmodulet, hvor alle kan se det.”
Det tager få minutter og så er hun sikker på at alle har de samme informationer, lige meget hvor i verden de skal bruge den.
Nyhedsbreve kan blive en tung byrde at vedligeholde
Før sendte Mermaid Medical nyhedsbreve ud på mail, men det var en svær balance mellem en vis frekvens og samtidig en høj kvalitet. Siska Jørgensen Brand and Communications manager hos Mermaid Medical, som var ansvarlig for dette, oplevede tit at hun ikke kunne finde nok indhold til at fylde et helt nyhedsbrev ud. Dette førte ofte til at det var svært at skelne mellem hvad der var vigtig information og hvad der var fyld.
”Hver måned skulle Siska bruge tid på at bede kollegerne om at bidrage til nyhedsbrevet.”
Ofte kan det også virke uinteressant for læseren hvis indholdet af nyhedsbrevet ikke har relevans for den enkelte medarbejder. Så det kan være svært at sikre at alle føler sig godt informeret og indholdet samtidig er relevant for alle i virksomheden. Problemet med nyhedsbreve som kanal er også at de ofte ender i modtagerens spam, hvilket betyder at vigtig information ikke når ud til medarbejderne.
Når alle kan bidrage, bliver indholdet mere spændende
I dag får medarbejderne en blanding af officielle nyheder fra virksomheden og informationer direkte fra medarbejderne og afdelinger. Derfor behøver Siska ikke længere bruger tid og energi på at jagte indhold. I stedet kan hun fokusere på at få de vigtigste informationer ud fra ledelsen og fremhæve særlig gode sociale post fra medarbejderne. Derudover har det også sikret at nyheder, der deles i dag, er fyldt med relevante indhold for medarbejderne.
Sådan dyrkes fællesskabet på tværs af distancen
Ud over en mere effektiv vidensdeling har Mermaid Medical gjort en masse forskellige ting med deres medarbejderapp for at skabe sammenhold og mindske distancen mellem deres globale ansatte.
Blandt andet fik Pernille tilføjet et konkurrencemodul, hvor alle afdelingerne kan være med til forskellige aktiviteter og konkurrere med hinanden internt. Julekalenderen blev også et kæmpe hit med mulighed for at vinde gaver hver dag. De forskellige tiltag bliv også samtaleemner ved frokostbordet, hvor man nu har fået et bedre indblik i hinandens hverdag.
Et af de sjove quizzer som Mermaid Medical fik lavet, var en mermaid quiz, mens en skridtkonkurrence fik den amerikanske afdeling til at bevæge sig mere, da de ofte kører bil.
”Selvom vores ansatte i USA kører meget i bil, så fik vi dem stadig ombord til at deltage i skridttællerkonkurrencen.”
I dag laver Mermaid Medical konkurrencer, hver måned, og det har gjort fællesskabet endnu stærkere med en øget følelse af inddragelse på tværs hvilket har gjort at Mermaid Medicals medarbejdere føler sig mere værdsatte og forbundet i dag end før i tiden.
Alle deler deres historier og den viden de har
Mermaid Medical har et meget aktivt socialt modul med stort engagement fra medarbejderne. Her er det primære sprog engelsk så alle kan være med til at dele deres hverdag på arbejdet og fejre hinandens højtider. Derudover deler medarbejderne også flittigt ny viden fra faglige event og forretningsrejser alle kan have gavn af.
[Billede: 3 eksempler på social]
I dag får socialmodulet alle medarbejderne hos Mermaid Medical til at føle sig mere som et team, da delingerne skaber et tættere fællesskab på tværs af nationaliteter og kulturer.
”I dag føler jeg, at vi er mere end bare kollegaer. Vi er et team, der arbejder mod det samme mål, uanset hvor i verden vi befinder os. ”
Et nyhedsmodul som holder medarbejderne opdateret
Hos Mermaid Medical bliver nyhedsmodulet brugt flittigt til at dele vigtige nyheder, hvor nye samarbejdspartnere præsenteres, vinderen af månedens konkurrence bliver kåret og nyansatte får en varm velkomst.
En virksomhed som er med os i vores udvikling
Ekko app har været en rigtig god samarbejdspartner til at sikre at alle vores ideer blev til en realitet. Når man starter et nyt projekt op som dette, har man jo aldrig lavet en medarbejderapp før. Derfor kan det virke uoverskueligt at komme i gang, men Ekko app har været gode til at vise hvilke moduler, andre virksomheder bruger til at løse de samme problemer som vi havde før i tiden. Derudover så kommer der jo en masse nye ideer på bordet når man først går i gang. Og der har jeg kun oplevet at Ekko app har været med på det hele.
”Hvis jeg siger til Henrik, kan du ikke lave et modul, hvor man også kan ringe til taxaselskabet, så ved jeg han vil sige ”det kan den i morgen” og det er fantastisk! ”
Ovenstående eksempel har Mermaid Medical faktisk fået lavet i deres app. Her har medarbejderne formået af lave en gruppe på appen, som har hjulpet dem med at organisere taxa til og fra deres events. Dette har gjort planlægning endnu lettere, for Mermaid Medical og dermed har de taget appens funktioner et skridt videre ved at bruge modulernes egenskaber til andre formål.
Vi siger mange tak til Pernille for at dele hendes oplevelser om hvordan Mermaid Medical har løst udfordringerne med vidensdeling og sammenholdet iblandt de internationale kolleger.
