Dokumenter

Saml al viden det samme sted

Saml alle nødvendige dokumenter og informationer ét sted, memlige lige i lommen på medarbejderen.

Medarbejder appen giver en hurtig og simpel struktur, der er lige til at navigere rundt i ved første øjenkast. Med et overblik over fx:

• Personalehåndbog

• Manualer

• Instrukser

• Mødereferater

• Datablade

• Registreringsattester

• Tjeklister

Med al viden samlet et sted er medarbejderen bedre klædt på til at spare tid og til at fokusere på sine arbejdsopgaver.

Udfordringer for medarbejdere uden kontor

De fleste medarbejdere, der arbejder ude i felten og ikke tilbringer tid på kontoret, har svært ved at finde den rigtige information frem på det rigtige tidspunkt og det rette sted.

Når informationen ikke er tilgængelig digitalt og medarbejderen mangler vigtig viden midt i arbejdet, skal arbejdet i værste fald indstilles for en stund, indtil det rigtige dokument er fundet i det nærmeste kontor eller skurvogn. Dokumentet kan være langt væk, svært at finde eller være uopdateret.

Medarbejderen kan spørge sin nærmeste leder, men det kan tage tid at finde vedkommende - og være tidskrævende for lederen at give alle detaljer. Bliver sidemanden spurgt, kan medarbejderen ikke med sikkerhed vide, at svaret er korrekt.

Det er ofte vanskeligt for medarbejderen at tilgå vigtig information på digitale løsninger, der ikke er udviklet til have den seneste info lige ved hånden. Det er fx besværligt at finde en e-mail man modtog for flere måneder siden frem for at læse personalehåndbogen i en vedhæftet fil eller at lede efter adgangskoder i ældre mails. Andre løsninger, fx SharePoint, er ikke altid designet til at være brugervenligt for alle medarbejdere eller på alle slags telefoner.

Udfordringer der kan undgås:

• Information, der er svær at huske

• Arbejdet stoppes

• Leder er optaget eller ikke til at finde

• Fysiske dokumenter er uopdaterede

• Sidemanden kan fejlinformere

• Arbejdet fortsættes, men der laves fejl

• Intranet bliver ikke brugt

Gør det nemt at få information

Medarbejderen kan selv finde svar på spørgsmål ved at have information lettilgængelig på mobilen.

I Ekkp app er brugervenligheden i centrum, og enhver medarbejder vil let kunne finde det dokument, de søger. Når det er nemt, er medarbejderen mere tilbøjelig til at anvende appen som et værktøj i løbet af den daglige arbejdsgang.

Al information kan struktureres i et simpelt filarkiv med undermapper og forskellige punkter for hver information. Det kan sættes op forskelligt afhængigt af behov, så informationen både er nemme at finde og nemme at læse.

Det kan se ud på flere måder i appen.

1. Drop-down afsnit kan være god til fx personalehåndbogen (se billede 1),

2. Drop-down punkter med vedhæftede filer og billeder kan være god til fx manualer eller registreringsattester (se billede 2)

3. En opslagsvæg, hvor medarbejderen kan swipe læste indlæg kan fx være god til information som ny medarbejder (se billede 3).