Lena Nielsen er HR chef og ansvarlig for den interne kommunikation hos Urbaser. Vi har talt med hende om, hvordan Urbaser bruger deres app til at samle og træne medarbejderne på distancen. Hun fortæller om, hvordan de er førende inden for sikkerhedstræning i branchen, ved at bruge video og sætte medarbejderne i fokus.

Urbaser har mange års erfaring indenfor indsamling og håndtering af husholdningsaffald og genanvendelige materialer. De har kontrakter i over 30 kommuner, og arbejder hen imod et mere bæredygtig samfund. Urbaser har til dagligt 700 medarbejder, fordelt ud over hele landet.

Hvilke udfordringer stod I overfor, før I fik en Ekko app?

”Overordnet set, havde vi dengang ikke et samlet sted at pushe vores kommunikation ud. Vi benyttede Facebook-grupper, mails og opslagstavler. Men vi havde mange udfordringer forbundet med disse platforme.

Der var f.eks. kun 200 ud af 700 medarbejdere, som var en del af vores facebookgrupper. Det var derfor langt fra alle, som modtog vores informationer der. Der var heller ikke mange af vores chauffører, der læste vores mails. Informationerne på opslagtavlerne i de forskellige afdelinger blev heller ikke altid læst, for det krævede jo, at de stoppede op og tog sig tid til at læse informationen. Vi har chauffører, der er ordblinde, og derfor er teksten på en opslagstavle ikke det første, de tager stilling til. Vores medarbejdere arbejder med hænderne fremfor at sidde foran computeren.

Vi startede faktisk med at kigge på andre medarbejderapps, men de havde en masse funktioner, som vi ikke skulle bruge, og som vores medarbejdere ikke ville have meget glæde af

Vi har nogle enormt selvkørende medarbejdere, som sjældent ser deres kollegaer. De møder nemlig på mange forskellige tidspunkter og steder. Det endte derfor ofte med, at kommunikationen foregik mundtligt fra leder til medarbejder, hvilket betød, at meget af informationen gik tabt på vejen. Vi var derfor godt klar over, at beskeder og info vi sendte ud dengang, ikke nåede ret mange.

I forbindelse med at vi blev opkøbt, og havde behov for at kommunikere en ny identitet og vision ud til medarbejderne, stod vi overfor en temmelig umulig opgave med vores eksisterende kanaler. Derfor undersøgte vi markedet for nye kommunikationsmuligheder til vores type medarbejdere”.

Hvad var vigtigt for jer, da I skulle finde en medarbejderapp til jeres virksomhed?

”Det var enormt vigtigt, at vores platform skulle afspejle vores målgruppes behov. Platformen skulle derfor være simpel og nem at gå til, for vores medarbejdere. Det var derfor vigtigt, at medarbejderne kunne finde informationer ved få klik. Derudover skulle det være muligt at kunne uploade videoer og træne vores medarbejder i bl.a. sikkerhed. Vi startede faktisk med at kigge på andre medarbejderapps, men de havde en masse funktioner, som vi ikke skulle bruge, og som vores medarbejdere ikke ville have meget glæde af. Samtidig var de for dyre”.

”Da jeg faldt over Ekko app, havde jeg derfor fokus på, om vores medarbejdere ville benytte de forskellige moduler i appen. For at få en ærlig reference til produktet, ringede jeg derfor til en i mit netværk, som allerede benyttede Ekko app. Han roste appen meget, og jeg fik bekræftet, at deres medarbejdere i høj grad benyttede de forskellige moduler. Den samtale var en af grundene til, at vi endte med at investere i en Ekko app som vores kommunikationsplatform”.

Vi kan nu sikre os, at alle modtager den samme information, og samtidig kan vi følge med i, at de læser den

Hvordan løser en Ekko app jeres kommunikationsudfordringer?

”Appen gør, at vi nemmere kan kommunikere med vores medarbejdere, og at alle i virksomheden har en følelse af at være en del af et fællesskab. Vores virksomhedskultur har virkelig fået et boost, efter vi har implementeret appen. Nyhedsmodulet har gjort, at vi nu får vores kommunikation ud til alle vores medarbejdere. Vi kan nu sikre os, at alle modtager den samme information, og samtidig kan vi følge med i, at de læser den. Vi bruger også modulet til at introducere nye medarbejdere, hvilket gør, at man som ny medarbejder føler sig bedre klædt på til opstarten. Det gjorde man ikke før. Sådan en lille ting som jubilæums- eller fødselsdagsmodulet gør, at man pludselig er en del af en virksomhed og kan være opmærksomme på sine kollegaer.

Vi har også tidligere haft en mappe i alle vores lastbiler, som har bestået af ca. 100 sider med personalehåndbog, procedurer og instrukser. Inden vi fik appen, brugte vi meget tid på at udskifte mapperne og opdatere papirerne. Og med over 300 lastbiler er det en ret tung manuel opgave. Fremover er de tunge mapper i bilerne væk og al informationen kan findes i appen. Dermed sikrer vi, at alle medarbejderne altid har den nyeste version af de dokumenter, de skal bruge. Det gør det nemt for medarbejderen, men også for os”.

"Vi oplever, at mange skifter fra vores konkurrenter over til os. Det skyldes, at vi altid har den enkelte medarbejder i fokus og går meget op i, at ingen er vigtigere end andre her i virksomheden."

”Vi oplever, at mange skifter fra vores konkurrenter over til os. Det skyldes, at vi altid har den enkelte medarbejder i fokus og går meget op i, at ingen er vigtigere end andre her i virksomheden. Det har appen også hjulpet med til, da vi har fået skabt et fællesskab og en følelse af at være en del af noget større. Det er med til at gøre Urbaser til et dejligt sted at være, hvor man bliver hørt og set som medarbejder. F.eks. ved at kunne dele virksomhedsrelaterede ting på den sociale væg og følge med i hinandens fødselsdage”.

Hvorfor er træningsmodulet, særligt vigtigt for jer?

”Når snakken går på sikkerhedstræning, tænker mange af vores medarbejdere tilbage på skolebænken, som ikke har været en særlig lykkelig oplevelse for mange af dem. Derfor var det vigtigt for os, at træningen ikke blev formidlet tungt. Vi har valgt at træningen skal foregå i små videoer, for at gøre det nemt for medarbejderne at holde koncentrationen, på en sjov måde. Samtidig er der også en stor værdi i, at vi kan følge med i træningsprocessen og se, hvordan de klarer den.

Resultatet af at have et træningsmodul er, at vi har fået mange flere medarbejdere i træning end før. Vi har fået opbygget en kultur, hvor folk gerne vil gennemføre træningsforløbene. Barriererne for at få vores medarbejdere til at uddanne sig er blevet reduceret markant, og vi har derfor højnet vores generelle uddannelsesniveau. Vores medarbejdere er blevet trænet i sikkerhed gennem videoer og har svaret på opfølgende spørgsmål.

Derfor er vores niveau indenfor sikkerhed væsentlig højere end hos andre i branchen. Det rygtes derfor, at vi har en anden tilgang til sikkerhed, fordi vi har oplæring i appen som supplement til træning ”on the spot”. Det kommer os og medarbejderne til gode, at vi har styr på det, så alle kan komme sikkert hjem hver dag. Vi er de eneste i branchen, der træner vores medarbejder på den måde, og vi får enorm stor ros fra både medarbejdere og arbejdstilsynet. Vi ønskede også at få en funktion, der oplæser alt indholdet i appen, så vores medarbejdere selv kan vælge, om de vil have oplæst eller selv læse nyhederne og træningsprogrammerne – og det har vi fået implementeret”.

Hvordan vil du beskrive vores samarbejde?

”Der har været et enormt godt samarbejde med Ekko app hele vejen igennem. Jeg oplever stor lydhørighed, og jeg får altid et positivt svar tilbage på en ide. Det skal I, i hvert fald have med. Jeg tror også, at det har noget at gøre med Ekko apps størrelse som virksomhed, for jeg føler altid, at jeg får en god service og snak med jer. I større virksomheder kan det nogle gange blive for stort og for langt væk”.