/
EBK HUSE A/S
Mads Termansen & Mimi Engkebølle
Kvalitets- og udviklingschef & receptionist
Mads og Mimi fortæller om hvordan man får en medarbejderapp som 90% af virksomheden dagligt bruger. Det handler om at blande det faglige og sociale og inddrage medarbejderne i processen for at finde ud af hvad der er relevant undervejs.
EBK HUSE er Danmarks største producent af fritidshuse. Virksomheden har i dag omkring 150 medarbejdere på tværs af landet, hvoraf en stor del er montører, der arbejder ude på byggepladser. Vi har talt med receptionist Mimi Engkebølle og kvalitets- og udviklingschef Mads Termansen om, hvordan appen har været med til at løfte EBK Huses interne kommunikation.
Når de eksisterende kanaler ikke matcher virkeligheden
Før EBK HUSE fik Ekko app, brugte de primært e-mails til at kommunikere med montørerne og resten af medarbejderne. Med e-mail som den primære kanal oplevede EBK HUSE to udfordringer: Der var rigtig mange e-mails frem og tilbage og det kunne være svært at få et overblik over, hvad der var vigtigt og relevant.
Med e-mails er det svært at vurdere, hvad der er vigtigt
Det er en typisk udfordring for mange virksomheder, hvor e-mails bruges i den interne kommunikation. E-mails bliver ofte overset i en dagligdag, hvor arbejdet foregår langt væk fra en computer.
I EBK HUSE kunne de mærke udfordringen. Derfor kiggede de efter en måde at håndtere den interne kommunikation på. De ville finde en løsning, der kunne sikre en effektiv og glidende kommunikationen.
Viden skal være tilgængeligt for alle
Udover udfordringen med e-mails havde EBK HUSE også problemer med at sikre en god og nem vidensdeling på tværs af virksomheden. Håndtering af deres personalehåndbog og andre essentielle arbejdsinformationer var spredt på tværs af forskellige systemer. Nogle af informationerne lå hos leverandørerne, andre på lokale drev eller som papir i mapper.
Når en virksomhed nærmer sig en størrelse som EBK HUSE, er det et stort arbejde at vedligeholde de mange forskellige informationer som arbejderne skal bruge. Når det foregår på mail eller på papir, er det svært at sikre, at medarbejderne rent faktisk tilgår de nyeste informationer.
Jagten efter en platform, der samler det hele for medarbejderne
Det var vigtigt for EBK HUSE, at en ny platform skulle være tilgængelig for alle og at den var nem at bruge. Mange platforme til intern kommunikation er gode til medarbejdere, der arbejder med en computer som fast del af deres arbejde, men de er ikke udviklet til medarbejdere, der til dagligt arbejder ude i virkeligheden. Mads fortæller, at platformen også skulle støtte op om fællesskabet:
”Alle skal føle sig som en del af EBK HUSE. Lige meget hvor de arbejder eller hvad de arbejder med.”
Derfor lå det EBK HUSE meget på sinde at sikre, at alle medarbejdere kunne tilgå informationer og nyheder på lige fod.
I processen med at finde en ny platform kiggede Mads efter en løsning, hvor alle informationer var samlet ét sted og hvor alle medarbejderne nemt kunne tilgå dem. Derudover skulle platformen også give medarbejderne mulighed for give feedback og man skulle som administrator kunne følge med i, om informationerne blev læst.
Mads pointerer, at det særlig har været muligheden for god vidensdeling på tværs af virksomheden, der var udslagsgivende for valget af Ekko app. Derudover betragtede Mads det som et ekstra plus, at der også var mulighed for at kommentere, like og bruge et socialt modul, hvilket yderligere tilføjede stor værdi.
90 % af medarbejdere bruger appen dagligt
Siden lanceringsdagen af appen hos EBK HUSE har den været med til at effektivisere den interne kommunikation. Og medarbejderne har taget rigtig godt imod det nye interne værktøj – faktisk bruger omkring 90 % af medarbejderne appen dagligt.
Intern kommunikation, der er relevant for den enkelte
I appen kan ledelsen nu nemt dele nyheder og informationer med alle medarbejderne ude i marken. I Nyhedsmodulet bliver informationen delt i mindre dele, fx i tekst, billeder eller videoklip, så nyhederne er lettilgængelige.
Nyhederne segmenteres til de forskellige afdelinger, så medarbejderne kun modtager nyheder og informationer, der er relevant for deres arbejde.
Derudover swipes nyhederne af medarbejderne, hvilket giver et godt overblik over, hvem der har læst og hvem der endnu ikke har læst nyheden. Det giver et overblik over den interne kommunikation på en helt ny måde.
Man kan udvælge nyheder, som medarbejderne kan kommentere og like, og det giver medarbejderen en direkte måde at give feedback til det, der deles i appen.
Teknik & Produktion: viden og vejledninger samlet et sted
Appen er blevet central, når det handler om vidensdeling. Et modul som Teknik & Produktion bliver fx brugt rigtig meget. Her har medarbejderne adgang til vejledninger og beskrivelser af processer, som de skal bruge i arbejdet. Det har gjort montørernes arbejde meget nemmere. Mads fortæller, at den fælles viden skaber en langt mere effektiv arbejdsgang:
’’Den måde, vi nu samarbejder på, hvor alle medarbejdere er med til at skabe fælles viden, gør vores arbejdsgange langt mere effektive.’’
Et andet modul, som også bliver brugt rigtig meget, er Fabriks-modulet. I stedet for at skulle bruge en computer, har medarbejderen informationen i appen, når de står ude på byggepladsen. Mads fortæller, at appen jo altid er lige ved hånden:
”I Fabriksmodulet har vi alle vores standard detaljetegninger tilgængelige. Så hvis der er noget, de mangler, så går de bare ind i appen og finder det der.”
Med nem adgang til vigtig information sparer alle medarbejderne i EBK HUSE tid på at lede forskellige steder.
Salgstal tilgængelige for alle medarbejdere
I appen er EBK HUSEs salgstal tilgængelige for alle medarbejdere. Det er så populært et modul, at det nu rangerer i top tre blandt de mest besøgte moduler i appen. Det er nemlig vigtigt for virksomheden, at alle medarbejdere kan følge med i, hvordan forretningen går.
Feedback og aktiv deltagelse fra montørerne
Den stærke opbakning til appen afspejler sig i montørernes aktive deltagelse. Montørerne er fx gode til at give feedback til appens indhold og hvis der er noget, de mangler, siger de det til Mads:
Når det ikke tager mere end to minutter at sikre, at alle er opdaterede, kan medarbejderne også mærke at der bliver lyttet til deres behov.
Mere end bare intern kommunikation
EBK HUSE har oplevet en stigning i antallet af tilmeldinger til deres arrangementer efter de er begyndt at bruge appen til at invitere medarbejdere til både sociale og faglige arrangementer.
Mimi fremhæver, at det er blevet meget nemmere at organisere alle arrangementer med appen:
’’Appen er et fantastisk værktøj for mig i forhold til at oprette arrangementer. Før skulle jeg sidde og sende mails ud, få svar tilbage, sætte det i Excel-ark og holde styr på alle deltagere - det var virkelig tidskrævende.”
I dag kan medarbejderne med et enkelt klik trykke på: Ja, jeg deltager eller Nej, jeg deltager ikke.
Udover en nem tilmeldingsproces giver appen deltagerne mulighed for at se, hvem der allerede er tilmeldt, hvilket øger motivationen for deltagelse. Fx har der været stor tilslutning til Padel. Her kan medarbejdere på tværs af afdelingerne, lige fra montører og produktionsmedarbejdere til funktionærer og ledere, mødes til en god kamp. Mimi understreger:
’’Med mange arrangementer i løbet af året er denne tilmeldingsfunktion virkelig et super værktøj.’’
Gamification er med til at binde virksomheden sammen
EBK HUSE benyttede sig i december måned af Ekko apps sjove og inkluderende julekalender i appen. De satte selv et personligt præg på den, fx optog de en video af en julesang, som en af medarbejderne nynnede og som resten af virksomheden skulle gætte. Medarbejderne tog rigtig godt imod julekalenderen, og omkring 100 medarbejdere svarede hver dag i løbet af december på spørgsmål.
Ved at samle faglig viden med mulighed for social involvering skabte EBK HUSE et engagement på tværs af distancen. Mimi fortæller:
’’Selv om det ikke var målet med appen, så binder den os sammen på en helt ny måde. Begejstringen kan mærkes hele vejen rundt - lige fra montørerne på vores fabrik, hovedkontoret i Slagelse, byggerådgiverne i Holte, Roskilde og Middelfart eller vores mange tømrere rundt omkring i Danmark.’’
Det sociale bliver delt på tværs af byggepladser
I EBK HUSEs sociale modul kan alle dele billeder og øjeblikke fra arbejdet. Modulet er meget populært og ligger i top fem af de mest besøgte moduler. Det giver medarbejderne en anden måde at følge lidt med i hinandens hverdag, selvom man ikke mødes så tit.
Appen har givet EBK HUSE en fælles platform for information, viden og nyheder. Den har også været med til at styrke kulturen og binde virksomheden sammen.
Den effektive interne kommunikation i EBK HUSE har ikke bare øget effektiviteten internt, den har også skabt et bedre sammenhold.
EBK HUSE er Danmarks største producent af fritidshuse. Virksomheden har i dag omkring 150 medarbejdere på tværs af landet, hvoraf en stor del er montører, der arbejder ude på byggepladser. Vi har talt med receptionist Mimi Engkebølle og kvalitets- og udviklingschef Mads Termansen om, hvordan appen har været med til at løfte EBK Huses interne kommunikation.
Når de eksisterende kanaler ikke matcher virkeligheden
Før EBK HUSE fik Ekko app, brugte de primært e-mails til at kommunikere med montørerne og resten af medarbejderne. Med e-mail som den primære kanal oplevede EBK HUSE to udfordringer: Der var rigtig mange e-mails frem og tilbage og det kunne være svært at få et overblik over, hvad der var vigtigt og relevant.
Med e-mails er det svært at vurdere, hvad der er vigtigt
Det er en typisk udfordring for mange virksomheder, hvor e-mails bruges i den interne kommunikation. E-mails bliver ofte overset i en dagligdag, hvor arbejdet foregår langt væk fra en computer.
I EBK HUSE kunne de mærke udfordringen. Derfor kiggede de efter en måde at håndtere den interne kommunikation på. De ville finde en løsning, der kunne sikre en effektiv og glidende kommunikationen.
Viden skal være tilgængeligt for alle
Udover udfordringen med e-mails havde EBK HUSE også problemer med at sikre en god og nem vidensdeling på tværs af virksomheden. Håndtering af deres personalehåndbog og andre essentielle arbejdsinformationer var spredt på tværs af forskellige systemer. Nogle af informationerne lå hos leverandørerne, andre på lokale drev eller som papir i mapper.
Når en virksomhed nærmer sig en størrelse som EBK HUSE, er det et stort arbejde at vedligeholde de mange forskellige informationer som arbejderne skal bruge. Når det foregår på mail eller på papir, er det svært at sikre, at medarbejderne rent faktisk tilgår de nyeste informationer.
Jagten efter en platform, der samler det hele for medarbejderne
Det var vigtigt for EBK HUSE, at en ny platform skulle være tilgængelig for alle og at den var nem at bruge. Mange platforme til intern kommunikation er gode til medarbejdere, der arbejder med en computer som fast del af deres arbejde, men de er ikke udviklet til medarbejdere, der til dagligt arbejder ude i virkeligheden. Mads fortæller, at platformen også skulle støtte op om fællesskabet:
”Alle skal føle sig som en del af EBK HUSE. Lige meget hvor de arbejder eller hvad de arbejder med.”
Derfor lå det EBK HUSE meget på sinde at sikre, at alle medarbejdere kunne tilgå informationer og nyheder på lige fod.
I processen med at finde en ny platform kiggede Mads efter en løsning, hvor alle informationer var samlet ét sted og hvor alle medarbejderne nemt kunne tilgå dem. Derudover skulle platformen også give medarbejderne mulighed for give feedback og man skulle som administrator kunne følge med i, om informationerne blev læst.
Mads pointerer, at det særlig har været muligheden for god vidensdeling på tværs af virksomheden, der var udslagsgivende for valget af Ekko app. Derudover betragtede Mads det som et ekstra plus, at der også var mulighed for at kommentere, like og bruge et socialt modul, hvilket yderligere tilføjede stor værdi.
90 % af medarbejdere bruger appen dagligt
Siden lanceringsdagen af appen hos EBK HUSE har den været med til at effektivisere den interne kommunikation. Og medarbejderne har taget rigtig godt imod det nye interne værktøj – faktisk bruger omkring 90 % af medarbejderne appen dagligt.
Intern kommunikation, der er relevant for den enkelte
I appen kan ledelsen nu nemt dele nyheder og informationer med alle medarbejderne ude i marken. I Nyhedsmodulet bliver informationen delt i mindre dele, fx i tekst, billeder eller videoklip, så nyhederne er lettilgængelige.
Nyhederne segmenteres til de forskellige afdelinger, så medarbejderne kun modtager nyheder og informationer, der er relevant for deres arbejde.
Derudover swipes nyhederne af medarbejderne, hvilket giver et godt overblik over, hvem der har læst og hvem der endnu ikke har læst nyheden. Det giver et overblik over den interne kommunikation på en helt ny måde.
Man kan udvælge nyheder, som medarbejderne kan kommentere og like, og det giver medarbejderen en direkte måde at give feedback til det, der deles i appen.
Teknik & Produktion: viden og vejledninger samlet et sted
Appen er blevet central, når det handler om vidensdeling. Et modul som Teknik & Produktion bliver fx brugt rigtig meget. Her har medarbejderne adgang til vejledninger og beskrivelser af processer, som de skal bruge i arbejdet. Det har gjort montørernes arbejde meget nemmere. Mads fortæller, at den fælles viden skaber en langt mere effektiv arbejdsgang:
’’Den måde, vi nu samarbejder på, hvor alle medarbejdere er med til at skabe fælles viden, gør vores arbejdsgange langt mere effektive.’’
Et andet modul, som også bliver brugt rigtig meget, er Fabriks-modulet. I stedet for at skulle bruge en computer, har medarbejderen informationen i appen, når de står ude på byggepladsen. Mads fortæller, at appen jo altid er lige ved hånden:
”I Fabriksmodulet har vi alle vores standard detaljetegninger tilgængelige. Så hvis der er noget, de mangler, så går de bare ind i appen og finder det der.”
Med nem adgang til vigtig information sparer alle medarbejderne i EBK HUSE tid på at lede forskellige steder.
Salgstal tilgængelige for alle medarbejdere
I appen er EBK HUSEs salgstal tilgængelige for alle medarbejdere. Det er så populært et modul, at det nu rangerer i top tre blandt de mest besøgte moduler i appen. Det er nemlig vigtigt for virksomheden, at alle medarbejdere kan følge med i, hvordan forretningen går.
Feedback og aktiv deltagelse fra montørerne
Den stærke opbakning til appen afspejler sig i montørernes aktive deltagelse. Montørerne er fx gode til at give feedback til appens indhold og hvis der er noget, de mangler, siger de det til Mads:
Når det ikke tager mere end to minutter at sikre, at alle er opdaterede, kan medarbejderne også mærke at der bliver lyttet til deres behov.
Mere end bare intern kommunikation
EBK HUSE har oplevet en stigning i antallet af tilmeldinger til deres arrangementer efter de er begyndt at bruge appen til at invitere medarbejdere til både sociale og faglige arrangementer.
Mimi fremhæver, at det er blevet meget nemmere at organisere alle arrangementer med appen:
’’Appen er et fantastisk værktøj for mig i forhold til at oprette arrangementer. Før skulle jeg sidde og sende mails ud, få svar tilbage, sætte det i Excel-ark og holde styr på alle deltagere - det var virkelig tidskrævende.”
I dag kan medarbejderne med et enkelt klik trykke på: Ja, jeg deltager eller Nej, jeg deltager ikke.
Udover en nem tilmeldingsproces giver appen deltagerne mulighed for at se, hvem der allerede er tilmeldt, hvilket øger motivationen for deltagelse. Fx har der været stor tilslutning til Padel. Her kan medarbejdere på tværs af afdelingerne, lige fra montører og produktionsmedarbejdere til funktionærer og ledere, mødes til en god kamp. Mimi understreger:
’’Med mange arrangementer i løbet af året er denne tilmeldingsfunktion virkelig et super værktøj.’’
Gamification er med til at binde virksomheden sammen
EBK HUSE benyttede sig i december måned af Ekko apps sjove og inkluderende julekalender i appen. De satte selv et personligt præg på den, fx optog de en video af en julesang, som en af medarbejderne nynnede og som resten af virksomheden skulle gætte. Medarbejderne tog rigtig godt imod julekalenderen, og omkring 100 medarbejdere svarede hver dag i løbet af december på spørgsmål.
Ved at samle faglig viden med mulighed for social involvering skabte EBK HUSE et engagement på tværs af distancen. Mimi fortæller:
’’Selv om det ikke var målet med appen, så binder den os sammen på en helt ny måde. Begejstringen kan mærkes hele vejen rundt - lige fra montørerne på vores fabrik, hovedkontoret i Slagelse, byggerådgiverne i Holte, Roskilde og Middelfart eller vores mange tømrere rundt omkring i Danmark.’’
Det sociale bliver delt på tværs af byggepladser
I EBK HUSEs sociale modul kan alle dele billeder og øjeblikke fra arbejdet. Modulet er meget populært og ligger i top fem af de mest besøgte moduler. Det giver medarbejderne en anden måde at følge lidt med i hinandens hverdag, selvom man ikke mødes så tit.
Appen har givet EBK HUSE en fælles platform for information, viden og nyheder. Den har også været med til at styrke kulturen og binde virksomheden sammen.
Den effektive interne kommunikation i EBK HUSE har ikke bare øget effektiviteten internt, den har også skabt et bedre sammenhold.
