Kan man snige blød onboarding ud på byggepladsen?

En del af "Støj på linjen" - Ekko apps podcastserie om arbejdskultur på danske arbejdspladser.

Ja - men kun hvis den hårde og den bløde onboarding holdes adskilt

Hver mandag morgen møder et nyt ansigt op på et renoveringsprojekt i indre København. En murer fra en underentreprenør, en VVS'er, en elektriker. De får et adgangskort og en sikkerhedsbriefing og går i gang - men de ved sjældent, hvem de skal spørge, når noget er uklart, eller hvad der er kutyme netop på dette projekt. Tre måneder senere er de væk igen, og projektlederen bruger stadig tid på at rette op på misforståelser, der opstod i uge to.

Ifølge Anja Klingsøe, projektkoordinator hos NCC, kan man godt skabe god onboarding under de vilkår - men kun hvis man forstår, at der er to adskilte lag: en hård onboarding (udstyr, systemer, adgang), der er ufravigelig for alle, og en blød onboarding (relationer, tryghed, tilhørsforhold), der skal tilpasses efter, hvem personen er, og hvor længe de bliver.

Hvorfor er en tjekliste med telefon, bil og adgangskort ikke nok i sig selv?

Anja er kompromisløs på ét punkt: en tjekliste med telefon, bil, IT-adgang og materialer skal være helt på plads, inden folk møder op - uanset hvor kort tid de skal være der.

"Det er ikke særligt sjovt for en ny medarbejder at møde op, og så der ikke er nogen telefoner, eller IT-systemerne ikke virker, eller der ikke er bestilt en bil," siger hun. "Det er den værste følelse i hele verden som ny medarbejder."

Men hun har også oplevet, at en velfungerende hård onboarding ikke er nok til at fastholde folk: "Jeg har jo prøvet folk, der sagde op efter to dage, fordi de ikke følte, at der var nogen ting, der var i orden."

Sådan gør du det i praksis: Kør en fast tjekliste op til og på selve startdagen - telefon, bil, adgangskort, materialer - og gør én person ansvarlig for at bekræfte, at alt er klar, inden den nye møder op.

Hvem har egentlig ansvaret, når lederen ikke er på pladsen hver dag?

Et centralt problem i dilemmaet: den nærmeste leder er sjældent fysisk til stede på pladsen hver dag. "Men den nærmeste leder er jo ikke ude på byggepladsen hver dag," som Anja siger. Løsningen, hun peger på, er en formand eller en dedikeret makker.

"En formand på pladsen er et rigtig godt udgangspunkt," siger hun - men ansvaret er ikke altid entydigt. "Kommer du ud på en plads, hvor du er den femte murer, og der allerede er en murerformand, så er det jo helt klart hans ansvar." Er man derimod alene som specialist eller servicehåndværker, findes den struktur ikke automatisk.

Hendes foretrukne løsning er en makkerordning: "Der er en, der får tildelt ansvaret for ham her, den nye, den første uges tid. Det er dit ansvar at sørge for, at han kender kulturen og kutymerne her," og tager ham med til frokost i stedet for at han "bare lige pludselig står alene."

Sådan gør du det i praksis: Udpeg altid én navngiven person - ikke "nogen fra sjakket" - som har ansvaret for den nye de første dage. Gør det til en synlig opgave, ikke en stiltiende forventning.

Kan man give alle den samme bløde onboarding?

Anja afviser, at man kan lave én onboarding-skabelon for alle på en byggeplads: "Du ved ikke, hvor lang tid de skal være der... Og du ved heller ikke, om den person, du har ansat, har brug for det eller har lyst til det."

Hun bruger DISC-profiler til at illustrere pointen - nogle medarbejdere vil bare vide, hvad de skal lave, mens andre har brug for relationer og tryghed for at trives: "Vi skal jo helst ikke sætte folk i kasser eller noget, men det kan pejle os ind på, hvad er det for et menneske, vi har med at gøre."

Og varigheden ændrer ikke på, hvor meget de første dage betyder: "De første par dage er jo sindssygt vigtige, ligegyldigt om du skal være der i tre uger eller otte måneder... Man siger jo også ofte, at der skal ti positive ting for at opveje for en negativ."

Sådan gør du det i praksis: Design to enkle onboarding-spor i stedet for én skabelon - ét til dem, der er der kort tid, ét mere relationsorienteret til dem, der bliver længere - og brug det, I allerede ved om personen, til at vurdere hvilket spor der passer bedst.

Genkender du dette dilemma?

Det samme mønster - en ny medarbejder, der ankommer uden at vide, hvem de skal spørge, mens tiden presser på for at komme videre - findes langt fra kun i byggeriet:

• Transportbranchen, hvor en ny chauffør får en rute og en telefon, men aldrig møder resten af holdet fysisk.
• Rengøring og facility service, hvor en ny medarbejder ofte starter alene på en lokation uden kolleger at spørge til råds.
• Hjemmepleje, hvor nye medarbejdere kører fra adresse til adresse fra dag ét, uden et fast mødested eller en makker at læne sig op ad.

Genkender I den samme afvejning mellem tempo og tryghed hos jer, er Anjas pointe værd at tage med: det er ikke et spørgsmål om enten-eller, men om at adskille det ufravigelige (udstyr, adgang) fra det, der kan tilpasses (relationer, tempo, hvor meget tid der bruges).

Sådan skaber du bedre onboarding uden ekstra tid eller budget: fem konkrete skridt

1. Lav én ufravigelig tjekliste - og gør én person ansvarlig for den Saml telefon, bil, adgangskort, IT og materialer i én fast tjekliste, der skal være krydset af, før den nye møder op. Udpeg en fast ansvarlig, så det ikke er tilfældigt, om den bliver fulgt.

2. Udpeg altid en navngiven "makker" for den første uge Giv én kollega et klart, tidsafgrænset ansvar for at tage den nye med til frokost, præsentere dem for sjakket og svare på de spørgsmål, den nye ellers ikke tør stille højt.

3. Brug de møder, der allerede findes - men bevidst Sikkerhedsmøder og ugentlige koordineringsmøder er allerede sat af. Brug de første minutter til kort at introducere nye ansigter, i stedet for at antage, at folk selv finder ud af det.

4. Differentiér efter hvor længe folk bliver - ikke kun efter fag En medarbejder, der er der i en uge, har ikke brug for samme relationsopbygning som en, der er der i otte måneder - men begge har brug for en tryg første dag. Design to enkle spor, ikke én skabelon.

5. Byg et digitalt overblik, så folk ved, hvem der er hvem Et simpelt opslag eller en fælles platform, hvor det fremgår, hvem den nye er, og hvem der allerede er på pladsen, fjerner meget af den usikkerhed, der ellers opstår i de første timer.

---

Sådan kan Ekko app hjælpe

Anja fortæller selv, hvor meget det betød tidligere at kunne præsentere en ny medarbejder for hele holdet digitalt, allerede før de mødte fysisk op: "Det var guld værd." Ekko app gør netop det muligt - også for dem uden fast kontorplads. Se hvordan Ekko apps nyheds- og velkomstfunktioner kan bruges til onboarding af nye kolleger.

---

Ofte stillede spørgsmål

Kan man skabe god onboarding på en byggeplads, når der hverken er tid eller penge? Ja, ifølge Anja Klingsøe, projektkoordinator hos NCC - men det kræver, at man adskiller den ufravigelige, hårde onboarding (udstyr, adgang, systemer) fra den bløde, relationsbaserede del, som kan tilpasses efter, hvem personen er, og hvor længe de bliver.

Hvem har ansvaret for at onboarde nye håndværkere på en byggeplads? Det varierer med projektets størrelse - ofte en formand, men Anja Klingsøe peger på, at en dedikeret "makker" med et klart, navngivet ansvar for den nyes første uge er den mest robuste løsning, særligt når der ikke allerede findes en formand for ens eget fag på pladsen.

Er blød onboarding lige så vigtig som hård onboarding? Begge dele er vigtige, men på forskellige måder: hård onboarding er en forudsætning for produktivitet fra dag ét, mens blød onboarding påvirker, om medarbejderen føler sig tryg og bliver - især i de første få dage.

Hvorfor stopper nogle medarbejdere allerede efter få dage på en ny plads? Fordi de første dage vejer uforholdsmæssigt tungt i deres samlede indtryk. Som Anja Klingsøe siger: "Der skal ti positive ting for at opveje for en negativ."